La validation dans le grand livre est le processus de validation des résultats de paie dans les comptes GL appropriés, y compris les centres de coûts. Elle a généralement lieu une fois par période de paie, ainsi qu'après chaque exécution de paie hors cycle. La publication GL fait ce qui suit
- Regroupe les informations pertinentes pour la comptabilisation à partir des résultats de paie.
- Crée des documents résumés.
- Effectue les écritures pertinentes dans les comptes GL et les centres de coûts appropriés
Comment la publication est-elle évaluée?
Le résultat de paie de chaque employé contient différentes rubriques pertinentes pour la comptabilité:
- Les types de salaire tels que le salaire standard, les primes et les heures supplémentaires représentent des dépenses pour l'entreprise, qui sont comptabilisées dans un compte de dépenses correspondant .
- Types de salaires tels que le transfert bancaire, l' impôt sur l' emploi, la contribution de l' employé à l' assurance sociale, etc. sont des dettes de l'employeur à l'employé, l'administration fiscale, etc. et sont comptabilisés en crédits à un correspondant dettes ou compte financier .
- En outre, il existe des types de salaires tels que la contribution de l'employeur à l'assurance maladie, qui représente une dépense pour l'entreprise et, en même temps, une redevance à la caisse d'assurance sociale. Pour cette raison, ces rubriques sont imputées à deux comptes - une fois débités en tant que dépense et une fois crédités en tant que créditeur .
- D'autres types de rubriques de salaire existent également, par exemple les provisions, les provisions, etc. Ces types de rubriques sont généralement comptabilisés sur deux comptes, une fois débités en dépense et une fois crédités en provision .
La comptabilisation dans le grand livre est un processus en 2 étapes: -
ÉTAPE 1) Créer un cycle de publication
Transaction: PC00_M99_CIPE
Aperçu:
- Cette étape crée un cycle de comptabilisation basé sur les résultats de paie, avec un «numéro distinctif», un «type de cycle PP» et les pièces comptables qui l'accompagnent.
- Le cycle de validation garantit que les résultats de paie d'un salarié ne sont affichés qu'une seule fois
- Les résultats de paie traités pour un employé sont signalés
- Si le cycle de publication réussit, il obtient le statut «Documents créés».
- Si la publication échoue, elle obtient le statut «Documents incorrects». Les messages d'erreur pertinents apparaîtront dans le journal de sortie.
Un cycle de publication peut être exécuté dans 3 modes:
- Un test exécuté sans documents (T)
- Une simulation exécutée avec des documents de simulation (S)
- Une course productive (P)
Test (T)
Lors d'un test, le système vérifie uniquement si le solde des dépenses et des dettes est égal à zéro, comme il se doit.
Simulation (S)
Dans les cycles de simulation et de production, le système vérifie toutes les tables HR et RT et les informations de comptabilisation dans les données de base pour déterminer si elles existent et si elles sont cohérentes.
Exécution productive (P)
Lorsque vous choisissez Exécuter l'exécution pour une exécution productive, le système exécute les étapes suivantes:
- Sélectionne les employés et leurs résultats de paie pour l'évaluation
- Crée un cycle de publication
- Crée des documents de publication
Écran de saisie de programme
Entrez la zone de paie, les critères de sélection, le type de création de document, le journal de sortie de contrôle, entrez la date du document et choisissez une variante de comptabilisation. Cliquez sur Exécuter.
Journal de sortie
- Le journal indique si le cycle de validation a réussi pour tous les matricules.
- Vous obtiendrez la liste de tous les employés sélectionnés, en «ROUGE» (indique des erreurs ou un déséquilibre) ou «VERT» (n'indique aucune erreur).
- Dans le journal de sortie, si la publication réussit, le message «Doc. Création »indiquera sans erreur. En cas d'échec, le «Doc. Création »indiquera Incorrect.
- Notez le numéro du cycle de publication.
- Si vous sélectionnez le bouton Aperçu du document ou double-cliquez sur le document. ligne de création , vous pouvez accéder à l'écran de synthèse du document
ÉTAPE 2) Modification d'un cycle de publication
Transaction : Vue d' ensemble de PCP0:
- Cette étape fournit une vue d'ensemble de TOUS les documents créés lors du cycle de comptabilisation.
- Vous pouvez également accéder à l'aperçu du document à partir du journal Créer un cycle de publication en cliquant sur le bouton Aperçu du document ou en double-cliquant sur la ligne Création de document .
- Vous pouvez explorer en détail ces documents pour identifier les raisons pour lesquelles des erreurs se sont produites suite à l'échec du cycle de validation (c'est-à-dire avec un statut «incorrect»).
État de l'exécution de la publication
- Au départ, le statut du cycle de validation doit être Documents créés .
- Si l'état est Aucun document créé et que vous attendiez des documents, revenez à l' étape précédente Créer un cycle de publication et réessayez.
- S'il y a des documents incorrects, vérifiez le message d'erreur et résolvez-le.
- Une fois que l'erreur est résolue et que le statut est Document créé , sélectionnez le bouton Libérer le document et le statut passera à Tous les documents libérés
- Cliquez ensuite sur le bouton Publier les documents, le statut deviendra Documents publiés
