Dans ce didacticiel, nous allons couvrir les sujets suivants.
- La validation des données
- Filtres de données
- Regrouper et dissocier
- Ajout d'images à des feuilles de calcul
La validation des données
La validation des données est très importante en ce sens qu'elle nous aide à éviter les erreurs qui peuvent être évitées . Supposons que vous enregistrez les notes d'examen des élèves et que vous savez que le minimum est 0 et le maximum est 100. Vous pouvez profiter des fonctionnalités de validation pour vous assurer que seules les valeurs comprises entre 0 et 100 sont saisies.
Ajoutez une nouvelle feuille dans votre classeur en cliquant sur le bouton plus en bas de la feuille de calcul.
Ajoutez une colonne pour S / N, nom et score. Votre feuille doit ressembler à ceci
| S / N | Nom | But |
| 1 | Jeanne | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | John |
- Cliquez sur l'onglet DATA
- Sélectionnez les cellules C2 à C6 (les cellules qui seront utilisées pour enregistrer les scores)
- Cliquez sur la liste déroulante Validation des données.
- Cliquez sur Validation des données.
- Vous obtiendrez la fenêtre de dialogue suivante
- Cliquez sur l'onglet Alerte d'erreur
- Saisissez le titre et le message de l'alerte comme indiqué dans le diagramme ci-dessous.
- Cliquez sur le bouton OK
- Essayez d'entrer un score supérieur à 200. Vous obtiendrez le message d'erreur suivant
Filtres de données
Les filtres de données nous permettent d'obtenir des données qui correspondent à nos critères souhaités. Disons que nous voulons afficher les résultats de tous les étudiants dont les noms commencent par «ja» ou obtiennent des scores inférieurs, supérieurs ou égaux à une certaine valeur, nous pouvons utiliser des filtres pour obtenir ces données.
Sélectionnez le nom et les colonnes des scores comme indiqué ci-dessous
- Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban
- Cliquez sur la liste déroulante Trier et filtrer comme indiqué dans l'image ci-dessous
- Cliquez sur le filtre de nom
- Sélectionnez des filtres de texte
- Sélectionnez commence par
- Vous obtiendrez la fenêtre suivante.
- Entrez "ja" et cliquez sur le bouton "OK"
- Vous ne devriez pouvoir voir que les résultats pour Jane et James.
Regrouper et dissocier
Les groupes nous permettent d'afficher facilement et de masquer les détails inutiles des colonnes ou des lignes. En plus de cela, nous pouvons également utiliser des groupes pour analyser les données appartenant à une catégorie commune. Illustrons cela avec un exemple. Nous utiliserons l'exemple des scores des élèves ci-dessus.
- Faites un clic droit sur la partition et sélectionnez Insérer une colonne. Nommez le sexe de la colonne de nom.
- Changez James en Juanita. Mettez une femme pour Janet et Juanita. Mettez un homme pour le reste des élèves. Votre feuille doit ressembler à ce qui suit.
Nous allons maintenant regrouper les femmes et afficher leur score moyen et faire de même pour les hommes.
- Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban
- Sélectionnez toutes les colonnes et lignes avec des données
- Cliquez sur le bouton déroulant Groupe comme indiqué dans l'image ci-dessous
Vous obtiendrez la fenêtre suivante
- Assurez-vous que les options de lignes sont sélectionnées
- Cliquez sur le bouton OK
- Vous obtiendrez l'aperçu suivant
- Nous allons maintenant calculer les scores moyens des femmes et des hommes
- Sélectionnez toutes les données comme indiqué ci-dessous
Cliquez sur le bouton déroulant Sous-total sous l'onglet DONNÉES
Vous obtiendrez la fenêtre suivante
- Définissez "À chaque changement" dans le sexe
- Réglez "Utiliser la fonction" sur la moyenne
- Sélectionnez "Ajouter un sous-total" au score
- Cliquez sur le bouton "OK"
Téléchargez le code Excel ci-dessus
Ajout d'images à des feuilles de calcul
Parfois, vous souhaitez marquer les documents imprimés dans Excel avec des informations d'en-tête et imprimer avec le logo de l'entreprise, etc. Excel a des fonctionnalités qui vous permettent d'importer des images dans Excel. La commande pour ajouter des images se trouve sous l'onglet INSÉRER sur le ruban.
Vous obtiendrez la fenêtre de dialogue suivante
- Vous pouvez accéder à n'importe quel dossier de votre ordinateur contenant des images et sélectionner n'importe quelle image de votre choix.
- Vous obtiendrez des résultats similaires à ceux indiqués ci-dessous
Exercice du didacticiel 4
Utilisez la commande INSÉRER les images de l'onglet pour ajouter une image de votre choix à la feuille de calcul.
Résumé
Dans cet article, nous avons appris à effectuer des opérations arithmétiques de base à l'aide d'Excel, à formater les données et à appliquer des règles de validation, à filtrer les données et à tirer parti des groupes pour analyser davantage les données et améliorer la présentation.