Dans ce didacticiel, nous allons créer un système de point de vente simple pour un magasin de détail fictif. Le système sera utilisé par le personnel opérationnel pour enregistrer les transactions commerciales quotidiennes, le personnel tactique utilisera également le système pour surveiller les performances actuelles du magasin de détail.
Le système aura la capacité d'exporter des données pour exceller. Excel sera utilisé comme un outil du système d' aide à la décision pour analyser les données. Les données dans Excel peuvent également être combinées avec des données provenant d'autres sources.
Composants MIS de magasin de détail
1. Procédures commerciales
Les procédures commerciales définissent la manière dont les transactions commerciales quotidiennes doivent être effectuées. Le système de point de vente sera utilisé pour enregistrer les ventes quotidiennes.
La liste suivante décrit les activités à effectuer lorsqu'un client achète un article
- Le client présente les articles à acheter à la caisse
- Le caissier recherche dans le système l'article présenté dans le système pour récupérer le prix
- Le caissier entre la quantité de l'article acheté et le système calcule le coût total. Ce processus est répété pour tous les articles achetés
- Si un caissier ajoute par erreur un article ou une quantité d'article dans le système, il devrait être en mesure de le supprimer si le paiement n'a pas encore été validé. Si le paiement a été validé, le caissier ne devrait pas pouvoir retirer quoi que ce soit.
- Après avoir vérifié la facture totale du client, le système doit permettre au caissier de valider le paiement du client et d'imprimer un reçu pour le client.
2 personnes
Les utilisateurs qui utiliseront le système seront des caissiers, des comptables et des utilisateurs du contrôle des stocks. Tous les utilisateurs doivent être littéralement informatisés et être formés à l'utilisation du système de point de vente.
3. Matériel
Le système de point de vente sera Microsoft Access comme moteur de base de données. Microsoft Access est un moteur de base de données autonome et, en tant que tel, le système sera exécuté sur un seul ordinateur. L'ordinateur utilisé devra avoir les spécifications suivantes.
- Un minimum de 1 Go de RAM
- Un minimum de 10 Go d'espace de stockage libre sur le disque local où la base de données sera
- L'ordinateur doit exécuter un fonctionnement basé sur Windows avec au moins Windows XP et supérieur
- La vitesse du processeur doit avoir un minimum de 1 GHz
4. Logiciel
L'ordinateur qui sera utilisé avec le système doit avoir les spécifications minimales suivantes.
- Système d'exploitation basé sur Microsoft
- Suite Microsoft Office (spécifiquement Microsoft Word et Microsoft Access)
5. Données
Les transactions commerciales quotidiennes seront stockées dans une base de données Microsoft Access.
Dictionnaire de la base de données des points de vente
Un dictionnaire de base de données décrit les champs de la base de données, ce qu'ils font et le type de données.
Ce qui suit décrit les tables que nous aurons dans notre base de données. Par souci de simplicité, nous allons limiter le nombre de tables à quatre (4) seulement.
Table des produits
| S / N | Nom de domaine | Type de données | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | identifiant | Numérique | Enregistrer la clé primaire |
| 2 | Nom_produit | Chaîne de caractères | Nom du produit |
| 3 | Prix | Numérique | Le prix du produit |
| 4 | Quantity_at_hand | Numérique | Quantité disponible à tout moment |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numérique | Clé étrangère reliée à la table des fournisseurs |
Table des clients
| S / N | Nom de domaine | Type de données | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | identifiant | Numérique | Enregistrer la clé primaire |
| 2 | Nom_client | Chaîne de caractères | Nom du client |
| 3 | Total_achats | Numérique | Valeur accumulée des ventes totales au client particulier |
Tableau des fournisseurs
| S / N | Nom de domaine | Type de données | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | identifiant | Numérique | Enregistrer la clé primaire |
| 2 | Nom du fournisseur | Chaîne de caractères | Nom du client |
| 3 | Numéro de contact | Numérique | Numéro de contact du fournisseur |
| 4 | Adresse e-mail | Chaîne de caractères | Adresse e-mail du fournisseur |
Tableau des ventes
| S / N | Nom de domaine | Type de données | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | identifiant | Numérique | Enregistrer la clé primaire |
| 2 | N ° de client | Numérique | Identifiant unique du client |
| 3 | Date de la transaction | Date | La date à laquelle la transaction a été enregistrée |
| 4 | Le montant payé | Numérique | Montant total de l'achat |
| 5 | Payé | Booléen | Champ booléen indiquant si un client a payé ou non |
Tableau des détails des ventes
| S / N | Nom de domaine | Type de données | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | identifiant | Numérique | Enregistrer la clé primaire |
| 2 | sales_id | Numérique | Identifiant unique du client |
| 3 | Product_id | Date | La date à laquelle la transaction a été enregistrée |
| 4 | quantité | Numérique | Montant total de l'achat |
| 5 | Payé | Booléen | Champ booléen indiquant si un client a payé ou non |
Diagramme de relation d'entité de base de données de point de vente
Le diagramme de relation d'entité montre la relation entre les tables de la base de données. Le tableau suivant décrit les relations entre les tables de la base de données
| S / N | Relation | Primaire | Clé étrangère | Nature de la relation |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produits aux ventes | Identifiant dans les produits | Product_id dans les ventes | 1 à plusieurs |
| 2 | Ventes aux clients | Identifiant dans les clients | Customer_id dans les ventes | Plusieurs à plusieurs |
| 3 | Produits aux fournisseurs | Identifiant dans les fournisseurs | Recommended_supplier_id dans les produits | Plusieurs à 1 |
L'image suivante montre les relations entre les tables de notre base de données.
Comment une transaction est traitée dans le système
- Le système récupère tous les enregistrements client de la table clients et remplit la liste déroulante
- Le caissier clique sur le bouton de nouvelle transaction. Cela crée un nouvel enregistrement dans la table des ventes et génère un identifiant de transaction.
- Le système récupère tous les produits de la table des produits et remplit la liste déroulante
- Le caissier sélectionne un produit dans la liste déroulante. Le système conserve l'identifiant du produit et le prix de l'article actuel.
- Le caissier entre la quantité achetée. Le système calcule le sous-total en fonction du prix enregistré et de la quantité saisie. Ce processus est répété jusqu'à ce que tous les produits aient été enregistrés dans le système.
- Le caissier entre le montant que le client a payé. Le système calcule la modification si le client paie plus que le prix.
- Le caissier clique sur le bouton de post-paiement. Le système met à jour le;
- quantité de produit disponible dans le tableau des produits
- met à jour le champ du montant payé et marque la transaction comme payée dans le tableau des ventes
- met à jour le champ total des achats dans le tableau des clients
Captures d'écran de l'interface utilisateur graphique du point de vente
Fenêtre principale du système - c'est le point d'entrée dans le système. Il permet aux utilisateurs d'entrer des données, de traiter des transactions, d'imprimer des rapports et d'exporter des données de vente vers Excel pour une analyse plus approfondie.
Ici, nous avons démontré diverses fenêtres de saisie de données utilisées pendant le PDV, pour donner un aperçu du champ qui est rempli lors de l'exécution de la transaction.
Fenêtre de point de vente utilisée par les caissiers à la caisse
L'interface utilisateur est conçue de manière à guider le caissier à travers les étapes impliquées dans l'enregistrement d'une transaction d'achat réussie.
Fenêtre de saisie des données client
Fenêtre de saisie des données des produits
Résumé
Ce tutoriel vous montre les étapes pratiques du développement d'un système d'information et explique un prototype de système de point de vente. Le système a été développé à l'aide de Visual Basic pour Applications (VBA) dans Microsoft Access.
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