Il existe différents types de correspondance standard disponibles comme l'impression de factures, les relevés de compte, etc. Des types de correspondance personnalisés peuvent également être créés.
Les correspondances peuvent être créées au moment du traitement d'une transaction commerciale particulière ou à un stade ultérieur pour les écritures de transaction déjà créées.
La correspondance peut être envoyée au client / fournisseur dans divers formats tels que le courrier électronique et le fax. La correspondance est essentiellement des lettres, etc. qui sont envoyées de SAP au fournisseur / client, etc.
La correspondance peut être créée individuellement ou collectivement, ad hoc ou via un traitement par lots automatisé.
Dans ce didacticiel, vous apprendrez-
- Types de correspondance
- Configurations de correspondance
- Génération de correspondance
- Impression de correspondance
- Correspondance par e-mail
Types de correspondance
Voici une liste d'exemples de divers types de correspondance standard, qui peuvent être copiés pour créer un formulaire personnalisé, un programme, etc.
| Type de correspondance | Description de la correspondance | Programme d'impression | Données requises | Exemple de formulaire de script SAP standard |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Avis de paiement | RFKORD00 | Numéro de document | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Relevés de compte | RFKORD10 | Numéro de compte et date | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Relevés des frais de traite | RFKORD20 | Numéro de document | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documents internes | RFKORD30 | Numéro de document | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Lettres individuelles | RFKORD40 | Numéro de compte | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Extraits de documents | RFKORD50 | Numéro de document | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Déclarations clients | RFKORD11 | Numéro de client et date | F140_CUS_STAT_01 |
Configurations de correspondance
La configuration de la correspondance dans SAP peut être effectuée dans les étapes suivantes ci-dessous
Étape 1) Définir le type de correspondance
Chemin: - SPRO> Comptabilité financière (nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Postes> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres de correspondance> Définir les types de correspondance
Code de transaction: - OB77
Ici, différents types de correspondance standard SAP sont disponibles. Vous pouvez également créer vos types de correspondance personnalisés. Vous pouvez spécifier quelles données sont nécessaires pour générer une correspondance, par exemple pour le relevé de compte, vous pouvez spécifier que la fiche client / fournisseur est nécessaire pour le relevé. Vous pouvez également spécifier les paramètres de date et le texte à afficher pour la sélection de la date.
Étape 2) Attribuer le programme au type de correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (Nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Postes> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres pour la correspondance> Attribuer des programmes pour les types de correspondance
Code de transaction: - OB78
Ici, vous devez lier le programme générateur de correspondance au type de correspondance. Vous pouvez également spécifier différents programmes pour différentes sociétés. (Vous pouvez également spécifier ici la variante par défaut que le programme doit exécuter. Vous pouvez créer une telle variante à partir de la transaction SE38 / SA38 pour le programme.)
Vous pouvez également créer votre propre programme personnalisé en tant que copie du programme standard et apporter les modifications appropriées pour répondre à tous les besoins spécifiques de votre client.
Étape 3) Déterminer les fonctions d'appel pour le type de correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Postes> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres de correspondance> Déterminer les fonctions de commande
Code de transaction: - OB79
Ici, vous devez spécifier à quel moment vous pouvez générer le type de correspondance particulier. Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. Les différentes options disponibles sont: -
- Au moment de la saisie du document (par exemple FB50, FB60, etc.)
- Au moment de la comptabilisation des paiements (p. Ex. F-28, F-26, etc.)
- Au moment de l'affichage ou du changement de document (par exemple FB02, FB03, etc.)
- Au moment de l'affichage du compte (par exemple FBL1N, FBL5N, etc.)
Étape 4) Attribuer le formulaire de correspondance au programme d'impression de correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (Nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Correspondance des articles> Définir et vérifier les paramètres pour la correspondance> Définir les noms de formulaire pour l'impression de la correspondance
Code de transaction: - OB96
Ici, vous devez spécifier quelle définition de formulaire sera utilisée par le programme d'impression de correspondance. Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. (Le formulaire SAP Script est défini à l'aide de la transaction SE71 , où les différentes données sont organisées dans le format de sortie pour être traitées. Ce formulaire SAP Script définit la présentation dans la sortie.)
Vous pouvez également utiliser des ID de formulaire à deux chiffres, par lesquels vous pouvez appeler différents formulaires pour différents ID de formulaire dans le même code d'entreprise.
Cet identifiant de formulaire peut être donné dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul ID de formulaire à la fois pour un type de correspondance. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance, déclenchant différents ID de formulaire.
Étape 5) Définir les détails de l'expéditeur pour la correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (Nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Postes> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres pour la correspondance> Définir les détails de l'expéditeur pour le formulaire de correspondance
Code de transaction: - OBB1
Vous pouvez ici lier les détails de l'en-tête, du pied de page, de la signature et de l'expéditeur. Ce texte est défini à l'aide de la transaction SO10 avec l'ID de texte comme lié ci-dessus (par exemple ADRS). Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. (Vous pouvez également définir une variante d'expéditeur à deux chiffres, que vous pouvez donner aux paramètres de sélection du programme d'impression. Cela activera des détails d'expéditeur différents dans la même société.)
Étape 6) Définir des variantes de tri pour la correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Articles> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres pour la correspondance> Définir les variantes de tri pour la correspondance
Code de transaction: - O7S4
Vous pouvez ici spécifier dans quel ordre les lettres de correspondance seront générées. Par exemple, si vous générez un relevé de compte pour plusieurs fournisseurs, les fournisseurs seront triés dans cet ordre, puis la lettre sera générée. Cette variante de tri peut être donnée dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance.
Étape 7) Définir des variantes de tri pour les éléments de ligne dans la correspondance
Chemin: -SPRO> Comptabilité financière (nouveau)> Comptes clients et comptes fournisseurs> Comptes clients> Articles> Correspondance> Définir et vérifier les paramètres pour la correspondance> Définir les variantes de tri pour les articles
Code de transaction: - O7S6
Vous pouvez ici spécifier l'ordre dans lequel les différents éléments de ligne apparaîtront dans une lettre de correspondance. Par exemple, si un relevé de compte fournisseur a plusieurs factures, les factures seront triées dans cet ordre, puis la lettre sera générée.
Cette variante de tri peut être donnée dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance.
Génération de correspondance
Comme indiqué précédemment également lors de la configuration du point d'appel, la correspondance peut être générée à des moments ci-dessous: -
- Au moment de la saisie du document (par exemple FB50, FB60, etc.)
- Au moment de la comptabilisation des paiements (p. Ex. F-28, F-26, etc.)
- Au moment de l'affichage ou du changement de document (par exemple FB02, FB03, etc.)
- Au moment de l'affichage du compte (par exemple FBL1N, FBL5N, etc.)
La correspondance peut être générée pour un document particulier ou pour le compte du (des) fournisseur (s) / client (s). Les diapositives suivantes expliqueront la génération de la correspondance de différentes manières et son impression.
Génération de correspondance (méthode A): -
La correspondance peut être générée pendant que vous créez, modifiez ou affichez le document.
Pour cela, allez dans Environnement> Correspondance et sélectionnez le type de correspondance approprié, par exemple voir l'écran ci-dessous dans la création de la facture client FB70 : -
De même, vous pouvez créer la correspondance à partir de l'affichage / modification du document à partir de la transaction, comme dans FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, etc.
Génération de correspondance (méthode B)
Pour les documents comptables existants, vous pouvez utiliser le code de transaction FB12 .
Après avoir saisi le code société, il vous demandera le type de correspondance. Sélectionnez Type de correspondance et il vous demandera d'entrer le numéro de document / numéro de compte. etc. en fonction du paramètre de type de correspondance. Après cela, la correspondance est demandée.
Génération de correspondance (méthode C)
À partir de la transaction F.27, vous pouvez générer la correspondance (relevé de compte) pour le (s) fournisseur (s) / client (s).
Ici "Indicateur dans la fiche", la valeur indiquée doit correspondre à la valeur indiquée dans les données de base client / fournisseur> Code société> Correspondance.
Si vous cochez la case "Demande individuelle", si le même fournisseur / client a des articles dans plusieurs codes d'entreprise, un relevé distinct sera généré pour chaque code d'entreprise.
Impression de correspondance
Impression de correspondance (méthode A): -
Utilisez le code de transaction F.61 pour imprimer le type de correspondance correspondant déjà généré. Lors de l'exécution, il imprimera simplement la correspondance (si Email / Fax, etc. est configuré, la sortie sera générée dans ce format)
Impression de correspondance (méthode B): -
À partir de la transaction F.64 , vous pouvez voir la lettre de correspondance (Spool) générée et l'imprimer. (La différence avec F.61 est que, dans F.64, vous pouvez également effectuer d'autres opérations (comme la suppression, l'aperçu avant impression, etc.) pour les demandes de correspondance déjà générées.)
Le spool généré peut être vu et imprimé à partir de la transaction SP02 ou System> Own Spool request.
Correspondance par e-mail
Gérez l'adresse e-mail dans le paramètre dans la fiche client / fournisseur> Données générales> Onglet Adresse> Communication et sélectionnez la méthode de communication comme e-mail.
Conservez également l'ID de messagerie dans la fiche client / fournisseur> Données de code d'entreprise> Onglet Correspondance.
Ensuite, la correspondance pour ce client / fournisseur sera générée au format e-mail au lieu de la sortie imprimée (en tenant compte du paramètre de sortie utilisateur effectué pour déterminer la méthode de communication dans la sortie utilisateur donnée dans la diapositive suivante.)
(Remarque: De même, vous pouvez effectuer le réglage de la sortie de fax en sélectionnant la communication standard comme FAX et en conservant le numéro de fax.)
Cet article est contribué par Manisha Singh