Qu'est-ce que l'inventaire physique?
L'inventaire physique est un processus permettant de déterminer que les quantités en stock sont exactes, ou s'il existe des différences entre les quantités mentionnées physiquement présentes et celles mentionnées dans le système SAP. Fondamentalement, une fois que vous avez terminé l'inventaire physique, votre système et vos niveaux de stock physique doivent être les mêmes.
Elle est obligatoire pour des raisons juridiques et, la plupart du temps, elle a lieu une fois par an.
Pour simplifier le processus, consultez le diagramme ci-dessous, ce sont les étapes les plus courantes pour faire un inventaire physique (pas seulement dans SAP ERP).
Outre les raisons juridiques, il est extrêmement utile d'avoir les quantités de stock correctes dans le système correspondant au stock physique. La direction peut avoir les informations correctes sur la valeur des articles en stock. L'ATP pour les ventes est correct. Le MRP est effectué à l'aide des paramètres d'entrée corrects (quantités de stock d'articles).
Ne pas avoir les niveaux de stock corrects dans le système signifie tout à fait le contraire. La direction a une mauvaise image de l'aspect financier du stock en possession. ATP utilise les mauvaises données (les ventes peuvent ne pas être en mesure de vendre quelque chose physiquement en stock mais pas existant dans le système, ou le système peut autoriser la vente de quelque chose qui n'est pas physiquement présent dans l'entrepôt). Le MRP est inexact (la planification de la production et d'autres processus de planification des articles peuvent poser un gros problème car ils sont nécessaires pour calculer les besoins de production / d'approvisionnement en fonction des niveaux de stock et de plusieurs autres informations).
Vous voyez maintenant qu'avoir un niveau de stock clair et correct est d'une importance capitale pour de nombreux processus dans une entreprise. Vous verrez maintenant comment l'inventaire physique est effectué dans le module MM.
Types d'inventaire physique
Les procédures d'inventaire physique suivantes peuvent être utilisées dans le système SAP:
- Inventaire périodique
- Inventaire continu
- Comptage de cycle
- Échantillonnage d'inventaire
Inventaire périodique La plupart du temps, les entreprises utilisent ce type d'inventaire. Dans la plupart des cas, il est effectué une fois par an, et ce type d'inventaire est appelé inventaire physique annuel. Cela signifie que le stock de matériaux est compté une fois par an. La plupart du temps à la fin de l'année ou après la fin de la saison (dans les industries saisonnières).
Inventaire continu Tous les matériaux sont comptés à un moment de l'année, mais cela peut être à n'importe quel jour fixé. On peut donc compter certains matériaux en février, d'autres en avril et ainsi de suite. Un seul matériau peut être compté sur une seule date. Ce type d'inventaire est principalement utilisé dans les entrepôts basés sur la gestion d'entrepôt, mais il peut également l'être dans la gestion des stocks.
Comptage cyclique Ce type d'inventaire nous permet de définir une période à intervalles réguliers pour l'inventaire physique au niveau de l'article. Ainsi, un matériau à déplacement rapide et de grande valeur peut être compté quatre fois par an, tandis qu'un matériau à déplacement lent et de faible valeur peut être compté une fois par an. Le code à cet effet est activé dans la base de données articles dans la vue Division / magasin 1, dans le champ
CC phys. Inv. Ind . Échantillonnage des stocks Seul un certain nombre d'articles sélectionnés au hasard sont comptés à la date de référence du bilan, et si ces articles présentent des différences suffisamment faibles, les autres articles peuvent également être considérés comme ayant des niveaux de stock corrects. Pas vraiment utilisé souvent, car il s'agit essentiellement d'une approximation, mais dans certains cas, il peut être utilisé si le matériau et la structure de l'entrepôt l'impliquent.
Nous explorerons l 'option d' inventaire annuel la plus courante dans le sujet suivant.
Création d'un document d'inventaire physique
La procédure suivante peut être utilisée pour créer et traiter le document d'inventaire physique.
Étape 1)
- Exécutez la transaction MI01 .
- Entrez la date du document et la date prévue pour le comptage (laissez la valeur par défaut pour aujourd'hui).
- Saisissez le code usine / magasin / stock spécial.
- Choisissez si vous voulez bloquer la comptabilisation (s'il y a une possibilité que quelqu'un fasse une écriture pendant que l'inventaire physique est en cours, activez ce - niveau matière), geler l'inventaire du livre (le solde actuel de l'inventaire comptable sera enregistré dans le document d'inventaire physique si cette option est activé), et si vous souhaitez compter les lots avec indicateur de suppression (explicite). Appuyez sur ENTER .
Étape 2)
- Saisissez le ou les numéros d'article que vous souhaitez inclure dans ce document d'inventaire physique.
- Sauvegardez les données de transaction.
Vous serez informé du numéro de document d'inventaire physique nouvellement créé.
Étape 3)
Étape facultative.
- Exécutez la transaction MI02 pour apporter des modifications au document (si nécessaire).
- Double-cliquez sur l'élément si vous souhaitez vérifier si le comptage a déjà été effectué.
- Si vous devez supprimer le document, vous pouvez définir l'indicateur de suppression.
Étape 4)
Étape facultative.
- Vous pouvez voir au niveau de l'article que notre matériel n'a pas encore été compté.
Étape 5)
Étape facultative.
- Au niveau de l'en-tête, vous pouvez éditer les données saisies lors de la création du document d'inventaire physique.
Vous avez maintenant terminé la création (et la modification du document d'inventaire physique). Vous pouvez afficher le document avec le code de transaction MI03 .
Saisie des résultats de comptage
Dans la rubrique suivante, je vais vous montrer comment saisir les résultats du comptage dans le document d'inventaire physique.
Le processus est assez simple, mais il doit être exécuté avec précision car l'erreur de saisie du comptage se traduit par la suite par des soldes de stocks médiocres. Il est donc très nécessaire que le processus de comptage et le processus d'entrée soient tous les deux précis.
Étape 1)
- Exécutez le code de transaction MI04.
- Entrez le numéro de document physique et l'année fiscale.
- Saisissez la date de comptage si elle diffère de celle suggérée.
- Entrez le pourcentage de variance. Cela signifie que si vous aviez 100 pièces en stock avant que le processus d'inventaire physique, et vous entrez dans 107 pièces à la suite de comptage, vous serez informé par un message d'avertissement de la différence entre la quantité de stock précédent et le quantity.Press compté ENTRER .
Étape 2)
- Saisissez la quantité comptée pour cet article.
- Appuyez sur Entrée.
Vous serez informé qu'il y a une différence de quantité de 20 pièces, si vous n'avez pas fait d'erreur lors de la saisie de la quantité, vous pouvez contourner l'avertissement en appuyant sur ENTER. Si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité, vous pouvez corriger l'entrée (124 pièces dans mon cas) et appuyer à nouveau sur ENTRÉE.
Si vous obtenez le message d'avertissement et que vous pensez qu'il pourrait y avoir une erreur dans le processus de comptage, vous pouvez recompter l'élément et corriger les résultats (consultez le code de transaction MI05 et MI11 si nécessaire).
Après avoir corrigé mon entrée à 124 pièces, je vais enregistrer les données de transaction .
Afficher les différences
Une fois que vous avez éventuellement recompté et saisi à nouveau les informations de quantité pour les articles problématiques, vous pouvez enregistrer les différences à l'aide de la transaction MI07 .
Étape 1)
- Exécutez la transaction MI07 .
- Entrez votre inventaire physique et votre exercice.
- Saisissez la date comptable. L'affichage des marchandises se fera selon cette date. Certaines entreprises utilisent le 31.12. Dans l'inventaire physique annuel en tant que dernier jour de l'exercice.
- Vous pouvez utiliser la valeur de seuil pour saisir la valeur des différences maximales autorisées dans la devise locale. Si vous ne voulez pas de limite, laissez ce champ vide. Pour que cela fonctionne, les matériaux doivent avoir le prix standard ou variable maintenu.
- Appuyez sur ENTER .
Étape 2)
- Vous pouvez voir la quantité de différence. Cela signifie que nous avons trouvé 4 pièces de plus que ce qui était précédemment indiqué dans le système.
- La valeur n'est pas affichée car notre service de contrôle / comptabilité n'a pas encore communiqué les prix de cet article. Cela doit être fait dans un environnement de production. Vous ne pouvez pas afficher une différence de 4 pièces d'une valeur respective de 0,00 Eur.
Nous pouvons voir que notre écriture est effectuée en créant le document article résultant 4900547510 .
Étape 3)
Optionnel.
Nous pouvons vérifier le document matériel dans MB03 .
- Nous pouvons voir une quantité de 4 pièces dans le document matériel.
- Le type de mouvement utilisé pour l'entrée de marchandises à partir de l'enregistrement de différence de stock physique est 701.
Cela signifie que 4 pièces sont ajoutées à l'inventaire.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
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