L'achat est un composant du module SAP MM et son processus peut être représenté grossièrement dans le diagramme ci-dessous.
MRP (planification des ressources matérielles) crée une proposition d'approvisionnement et est ensuite convertie en demande d'achat. L'étape suivante consiste à affecter la source à la demande d'achat et à lancer la demande d'achat. Le PR est converti en bon de commande et à la réception des marchandises, un reçu de facture peut être effectué pour terminer le processus d'achat. De plus, le paiement est traité (dans le module FI).
L'approvisionnement ne doit pas nécessairement commencer par le MRP, il peut être initié par une planification basée sur la consommation ou par la création directe de PR ou de PO.
MRP est une fonction système permettant de déterminer les besoins en matières à la fois au niveau des matières et de la BoM. Un BoM (Nomenclature) est une liste de composants et de sous-composants dont un seul matériau est constitué.
L'un des simples documents de base des achats dans SAP est une demande d'achat.
Demande d'achat
Les demandes d'achat peuvent être créées automatiquement par le système ou manuellement. Ils peuvent être convertis en bons de commande mais uniquement lors du lancement (approbation de la demande d'achat).
Nous aborderons plusieurs sujets dans cette leon qui peuvent aider à comprendre et à créer la demande d'achat.
Les tranches de numéros dans les demandes d'achat sont requises comme dans tout autre document, afin d'attribuer le numéro de document aux nouveaux documents créés.
Plus tard, ces tranches de numéros sont affectées à différents types de documents que nous pouvons définir pour être utilisés dans le traitement des demandes d'achat.
Nous couvrirons également le numéro de suivi des exigences, qui est essentiellement un combo numéro / lettre qui peut être attribué de manière unique à plusieurs documents afin de suivre certaines exigences importantes.
Vous découvrirez comment la détermination de la source fonctionne et pourquoi elle est utile, ainsi que comment cette source peut être affectée à notre document d'achat.
Enfin, vous découvrirez comment traiter la demande d'achat, de sa création jusqu'à sa conversion en bon de commande.
Plages de numéros pour la demande d'achat
L'affectation de tranches de numéros pour la demande d'achat fonctionne sur le type de document. Plusieurs tranches de numéros différentes peuvent être créées et ensuite affectées à un type de demande d'achat spécifique.
Cela se fait lors de la personnalisation. Les types de documents de demande peuvent avoir deux tranches de numéros attribuées. Une plage interne et une plage externe sont affectées à chaque type de document. Les tranches de numéros internes sont automatiquement incrémentées par le système et les tranches externes sont attribuées manuellement.
L'écran ci-dessous représente une liste de tranches de numéros pour la demande d'achat.
De numéro est le premier numéro de la plage, À numéro est le dernier numéro disponible et le numéro actuel est le dernier numéro attribué à un document.
De plus, une case à cocher indique s'il s'agit d'une plage de numéros externes.
Par exemple, une plage de numéros interne peut être définie comme une plage de 20000000 à 30000000, dans ce cas les documents du type de document auquel cet intervalle est attribué seront numérotés à partir de 20000001 et seront incrémentés de 1 pour chaque nouveau document créé. Le dernier numéro disponible pour cet intervalle sera 30000000, et si vos documents remplissent toute la plage de numéros, il doit être étendu. Cela se produira rarement car cela signifierait que vous auriez 10 millions de documents de demande d'achat.
Définition du type de document
La définition du type de document est une action de définition de différents types de document pour une demande d'achat. Il est utile pour regrouper les demandes d'achat et spécifier son utilisation plus en détail. Par exemple, nous pouvons avoir des PR standard, la sous-traitance et le transfert de stock. Chaque type de document répond à un besoin particulier et est configuré pour être utilisé de cette manière.
Dans la définition du type de document, vous pouvez définir un certain nombre d'options. Intervalles de nombre (internes et externes), intervalle d'article, touche de sélection de champ, indicateur de contrôle, indicateur de lancement global (définit si tous les articles dans PR sont libérés simultanément ou individuellement).
Le type de document de demande d'achat standard dans SAP est défini dans toutes les installations comme NB.
Numéro de suivi des exigences
Ce numéro est utilisé pour suivre les exigences spécifiques. Il peut être saisi lors de la création de la demande d'achat et est copié dans le document de commande d'achat. Il est maintenu au niveau de l'article et les articles peuvent être sélectionnés par ce numéro dans plusieurs rapports comme MELB .
- Exécutez la transaction MELB .
- Cliquez sur le bouton Choisir .
Lorsque vous cliquez sur Continuer , vous revenez à l'écran de sélection initial… Vous disposez également d'une variété d'options de sélection et devez choisir les options les plus appropriées pour affiner la recherche.
- Entrez le (s) numéro (s) de suivi des exigences.
- Exécuter.
Une liste de documents contenant le numéro de suivi vous sera présentée.
Détermination de la source
La détermination de la source aide à trouver la source la plus appropriée pour un besoin, par exemple, elle peut suggérer quel accord-cadre, quelle source d'approvisionnement interne (usine) ou quel fournisseur peut être utilisé pour commander des articles spécifiques à un moment donné.
La détermination de la source utilise diverses données comme paramètres pour le processus de détermination réel. Ceux-ci incluent l'accord-cadre, l'enregistrement d'informations d'achat, l'usine dans notre entreprise, l'arrangement des quotas, la liste des sources.
Tout cela est pris en compte lors de la détermination de la meilleure source possible pour un besoin.
Le premier contrôle est effectué via la répartition des quotas où le système détermine s'il existe une source appropriée avec la répartition des quotas appropriée pour l'article, et si une source appropriée est trouvée, elle est sélectionnée et la recherche supplémentaire de la source est abandonnée.
Sinon, le système prend en compte la liste des sources et y recherche des sources valides. Une liste source se compose d'enregistrements fixes et bloqués. Les enregistrements fixes sont destinés aux fournisseurs fixes pour des articles spécifiques valables pour une certaine période. Les enregistrements bloqués ne peuvent pas être utilisés comme source tant qu'ils sont dans cet état.
Enfin, le système recherche le contrat-cadre et l' enregistrement d'informations pour les sources crédibles et leur attribue la demande. Vous avez vu dans la leçon précédente ce qu'est un enregistrement d'informations d'achat, et le contrat-cadre est un programme de livraisons ou un contrat qui est également utilisé dans le processus de détermination de la source comme informations d'entrée.
Pour utiliser la détermination de la source, vous devez cocher la case Déterminer la source sur l'écran initial de la demande d'achat.
Affectation de la source
Le système peut effectuer une affectation de source d'arrière-plan ou de premier plan.
Si la recherche est effectuée en mode premier plan et que plusieurs sources valides sont trouvées, une liste de sélection apparaît à partir de laquelle l'utilisateur doit sélectionner la source appropriée. Si une seule source appropriée est trouvée, elle est attribuée automatiquement.
Si la recherche est effectuée en arrière-plan, une seule source doit être déterminée et pour accomplir que le système exécutera diverses fonctions dans la recherche.
Par exemple, les accords-cadres ont la priorité sur la source d'enregistrement d'informations d'achat et en cas de conflit, une source d'accord-cadre est sélectionnée.
Si plus d'une source valide est trouvée dans les contrats-cadres, la source valide unique sera celle du fournisseur régulier, et si aucun des enregistrements ne concerne un fournisseur régulier, la source devra être déterminée manuellement.
Vous pouvez voir comment deux sources sont proposées par le système, parmi lesquelles nous devons choisir la meilleure manuellement.
